Polityka prywatności
Kto przetwarza Twoje dane, po co, komu je przekazujemy i jakie masz prawa.
Wersja 1.1 · obowiązuje od 30 września 2026 r.
1. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych jest Soltum Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu przy Legnicka 48A, 54-202 Wrocław, KRS 0000784881, NIP 8971866628.
- Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@soltum.pl lub pisemnie na adres siedziby.
- Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
2. Kogo dotyczy ta polityka
Przetwarzamy dane trzech grup osób:
- Klientów oraz osób reprezentujących klientów będących firmami — dane podane w zgłoszeniu.
- Dłużników i osób wskazanych w przekazanych dokumentach — tych danych nie zbieramy od nich samych, lecz od klienta oraz z rejestrów publicznych. Dotyczy ich obowiązek informacyjny z art. 14 RODO, który realizujemy przy pierwszym kontakcie, nie później niż w ciągu miesiąca.
- Osób kontaktujących się z nami w innych sprawach — w zakresie treści korespondencji.
3. Skąd mamy dane dłużnika
- od klienta, który zleca odzyskanie należności,
- z dokumentów przekazanych przez klienta (faktury, umowy, korespondencja),
- z rejestrów publicznych i powszechnie dostępnych źródeł — w szczególności Krajowego Rejestru Sądowego, CEIDG oraz wykazu podatników VAT.
Zakres danych obejmuje zwykle: imię i nazwisko lub nazwę, adres, NIP, dane kontaktowe oraz informacje o zobowiązaniu (kwota, termin płatności, podstawa).
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Rozpatrzenie zgłoszenia i zawarcie umowy windykacyjnej | art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności przed zawarciem umowy i jej wykonanie | Czas trwania umowy |
| Prowadzenie windykacji wierzytelności, kontakt z dłużnikiem | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: dochodzenie roszczeń klienta | Do zakończenia sprawy |
| Wystawianie faktur i rozliczenia podatkowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny (przepisy podatkowe i o rachunkowości) | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Obrona przed roszczeniami i dochodzenie własnych roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes | Do upływu terminu przedawnienia |
| Pomiar korzystania ze strony — statystyki kliknięć i przejść przez formularz (jeżeli wyrażono zgodę) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda wyrażona w banerze cookies, którą można wycofać w każdej chwili | 180 dni |
| Wysyłka informacji handlowych (jeżeli wyrażono zgodę) | art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, którą można wycofać w każdej chwili | Do wycofania zgody |
Niedokończone zgłoszenie (wersja robocza formularza) przechowujemy przez 30 dni od ostatniej aktywności, po czym jest usuwane.
5. Komu przekazujemy dane
- Dłużnikowi — w zakresie niezbędnym do dochodzenia należności; dłużnik zostaje poinformowany, w czyim imieniu działamy.
- Kancelariom prawnym, sądom, komornikom — gdy sprawa wykracza poza etap polubowny.
- Dostawcy infrastruktury serwerowej (hosting w Unii Europejskiej) i dostawcy poczty elektronicznej.
- Dostawcy modelu językowego — wyłącznie treść dokumentów przesłanych do automatycznego odczytu (patrz punkt 6).
- Biuru rachunkowemu — w zakresie danych rozliczeniowych.
System podpisu elektronicznego działa na naszej własnej infrastrukturze — dokumenty do podpisu nie są przekazywane zewnętrznej platformie podpisu.
6. Automatyczny odczyt dokumentów i przekazanie danych poza EOG
- Przekazanie odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO — standardowych klauzul umownych lub decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–US Data Privacy Framework).
- Przekazujemy wyłącznie te pliki, które sam(a) wskażesz do odczytu. Korzystanie z tej funkcji jest dobrowolne — formularz można wypełnić ręcznie i wtedy żadne dokumenty nie opuszczają naszej infrastruktury.
- Wynik odczytu jest wyłącznie propozycją wypełnienia formularza. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO — każdą sprawę ocenia człowiek, a dane zatwierdzasz sam(a).
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych i uzupełnienia niekompletnych,
- usunięcia danych — w zakresie, w jakim nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny lub dochodzenie roszczeń,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie — w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.
Żądania realizujemy po zgłoszeniu na adres biuro@soltum.pl, bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
8. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych przez klienta jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy — bez nich nie możemy przyjąć sprawy. Podanie danych dłużnika jest niezbędne do prowadzenia windykacji; za ich zgodne z prawem pozyskanie odpowiada klient, który je przekazuje.
11. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie; o istotnych zmianach informujemy klientów z aktywnymi sprawami na adres e-mail. Zasady korzystania z Serwisu określa Regulamin.